Lannebo
Effekt
Utmaning
Lannebo hade en vision om att förenkla och förbättra sina interna processer för att skapa en smidigare upplevelse för både medarbetare och kunder. Deras tidigare lösning för digitala formulär byggde på en tredjepartslösning, men de ville ta större kontroll och kunna skapa och hantera formulär internt. Målet var att öka användarvänligheten och säkerställa att formulären anpassades till verksamhetens specifika behov, med funktioner som synlighetsregler och valideringar för att minska kompletteringar.
De såg också en möjlighet att effektivisera hanteringen av KYC-formulär, där svaren tidigare skickades som PDF och hanterades manuellt i olika system. Genom att digitalisera och automatisera delar av processen kunde de skapa ett bättre flöde och frigöra tid för mer värdeskapande arbete.
När det gällde kundservice arbetade teamet med ärendehantering via en gemensam mejlkorg för både inkommande support-ärenden och besvarade formulär, vilket fungerade men saknade tydlig struktur och översikt. För att underlätta för teamet och skapa en smidigare arbetsprocess behövdes en lösning som gav bättre överblick och enklare fördelning av ärenden.
Lösning
För att möta Lannebos behov implementerade vi en lösning som gav dem full kontroll över sina digitala formulär. Med Sweet Forms kan de enkelt skapa och hantera formulär för kundärenden, support, onboarding och KYC-processer – allt anpassas efter deras verksamhet. Den användarvänliga Form Designer i Sweet Forms gjorde det enkelt för teamet att snabbt komma igång och själva skapa formulär, utan att behöva förlita sig på externa leverantörer.
Vi förenklade också strukturen genom att slå ihop flera formulär till färre, men bredare, och smartare alternativ. Detta minskade den administrativa bördan och skapade ett tydligare flöde för kunderna. Synlighetsregler i formulären säkerställer att endast relevanta frågor
visas, vilket gör processen mer intuitiv och smidig. Valideringar på olika fält säkerställer datan, vilket i sin tur minskar antalet kompletteringar.
För KYC-processen implementerades Sweet Automation som en integration- och automatiseringsmotor. Den hanterar all data från formulären och automatiserar processen – från att skapa nya ärenden i Sweet till att uppdatera kundkännedom i andra system. All data integreras direkt i Lannebos befintliga system, vilket har eliminerat manuellt arbete och effektiviserat arbetsflödet.
Beroende på vilket formulär som fylls i skapas ett ärende som automatiskt tilldelas till rätt team och hanteras smidigt via Sweets ärendehantering. Detta säkerställer att ärenden hamnar hos rätt ansvariga direkt, vilket ger teamet en tydlig överblick och gör det enkelt att kontinuerligt följa upp och hantera ärenden på ett effektivt sätt.
För att förbättra kundupplevelsen har vi även lagt till funktioner som förifyllning av formulär med hjälp av information från myndigheter, såsom Skatteverket. Genom att ange person- eller organisationsnummer fylls resterande fält automatiskt i med korrekt information, vilket gör det snabbare och enklare för kunderna. Dessutom kontrolleras att korrekt information är angiven, till exempel att rätt vårdnadshavare är angiven, för att säkerställa kvalitet och minska fel.
Effekter:
- En bättre kundupplevelse vid onboarding av kunder
- Större minskning av manuell hantering av KYC:er då vi integrerat systemen för KYC-hantering
- Kortare ledtider att produktionssätta nya formulär genom hela organisationen
- Enklare hantering av inkomna formulärssvar
För kunderna innebär detta en förbättrad upplevelse med större möjlighet att själva hantera sina ärenden via en användarvänlig plattform, vilket minskat vårt administrativa arbete och även ökat kundens kontroll. Samtidigt har Sweet gett oss bättre överblick och kontroll över ärendehanteringen, och möjlighet att anpassa blanketter efter våra behov.
Sammanfattningsvis har Sweet förbättrat både den interna effektiviteten och kundinteraktionen, vilket gör oss till en mer dynamisk organisation som kontinuerligt strävar efter att höja kvaliteten på våra tjänster och kundupplevelser.
Marcus Persson
Head of Back Office Kund - Lannebo
Om Lannebo
Lannebo är en fristående kapitalförvaltare med fokus på aktiv och ansvarsfull förvaltning. Med ett personligt och engagerat förhållningssätt arbetar de för att skapa långsiktigt hållbart värde för sina kunder. För att fortsätta ligga i framkant identifierade Lannebo ett behov av att effektivisera sina interna processer och stärka kundupplevelsen med hjälp av digitala verktyg.
