KIA
KIA effektiviserar sin onboarding och avtalshantering med digitala webbflöden.
Utmaning
Kia var i behov av att effektivisera hanteringen av ramavtal för sina många återförsäljare runt om i Sverige. Att skapa avtal med B2B-kunder var en manuell process som innebar flera tidskrävande moment med datainsamling från flera olika ställen och underskrifter från flera olika parter med tillhörande ledtider i postgång. Dessutom saknades en tydlig överblick över avtalsstatus och informationshämtningen var en lång process med flera manuella steg, dessutom med utrymme för manuella fel i avtalen.
Kia hade ett antal moment de önskade automatisera:
- Informationshämtning av koncernstruktur och företagsinformation
- Information om kundens bilflotta, både KIAs och den totala vilket ligger till grund för både utökningspotential och hur -rabatten beräknas.
- Möjlighet för återförsäljaren genom automatisering distribuera avtal till huvudkontoret för godkännande och därefter vidare till kunden.
Lösning & resultat
Utgångspunkten var att underlätta informationshanteringen och att skapa en snabb och smidig onboarding för B2B-kunder med ett automatiserat avtalsflöde.
Tack vare Sweet Digital Forms kan alla Kias återförsäljare genomföra hela onboarding och avtalsprocessen från start till slut, allt i ett och samma digitala flöde.
I webbflödet integreras business intelligence-funktioner och tack vare automatiserad informationshämtning visas data, till exempel kring bolagets koncernstruktur, i realtid utan manuell inmatning. Detta ger återförsäljarna all data de behöver för varje unik affär. När all nödvändig information är på plats skapas signeringsflödet genom Scrive som sedan kan följas i realtid och skickas i rätt ordning till respektive part.
Genom samarbetet med Sweet och Scrive har följande effekter uppnåtts:
Kortade ledtider för avtalsignering – i teorin kan ett avtal signeras på ett par minuter – men realistiskt sker en signering på ca 24 timmar, till skillnad från tidigare flera veckors ledtid då avtal administrerades manuellt och skickades med postgång.
Kortare ledtider i bilaffären då ett nytt eller uppdaterat ramavtal ofta är en förutsättning för att kunna beställa ny bil.
Avtalsansvariga på Kia Sweden spar flera timmar varje vecka i minskad administration.
- Ett helt digitaliserat flöde för ramavtal
- Effektivare onboarding med skräddarsydda flöden
- Automatisk signering och bättre överblick över avtalsstatus
- Möjlighet att på ett enkelt sätt kalkylera rabatter på fordon och tillbehör
- Minimera manuell inmatning av data (tidigare manuella fel över 10%)
- Säkerställa att bolagspolicys följs av alla
KIA
Kia Corporation grundades 1944 och är Koreas äldsta tillverkare av motorfordon. Idag är de en del av Hyundai Motor Group som är världens femte största fordonstillverkare.
