En bra process ställer högra krav på process-skaparen, och är enkel för alla processdeltagare att förstå och genomföra. Oavsett om det gäller dina avtal, din onboarding process eller annan informationsinsamling så finns utrymme för förbättring. Även om dagens samhälle präglas av en hög grad av digitalisering och ibland automatisering och AI är det samtidigt många processer, aktiviteter och moment som inte tagit klivet.
I den här artikeln får du lära dig fördelarna med att använda digitala formulär för att kunna ha en digital process för avtalssignering, onboarding processer och andra typer av informationinsamling där också signering och legitimering/ autentisering sker digitalt med Scrive.
Vilka vill ni vara?
Har du någonsin tänkt tanken om alla dessa pappersblanketter att ”borde inte det inte vara lättare att göra X, Y, Z digitalt, så skulle jag slippa alla dessa pappersblanketter?” och ”hade det inte varit säkrare att signera och lagra det här digitalt, än att skicka eller lämna i det till en främmande person?” eller för den delen ”vad omodernt det här känns, varför kan jag inte göra det digitalt”.
Då känner och tänker du som vi, och många av våra kunder! Visst hade världen kunnat vara enklare, mer digital, säkrare och faktiskt så pass modern som ny teknik och samhället mäktar med. Samtidigt kan vi också säkert minnas när någonting gått riktigt, riktigt smidigt – när en verksamhet har en så pass smidig process att man faktiskt blir positivt överraskad, eller hur?
Här har varje organisation ett val man måste göra, om man inte redan gjort det, vilken känsla och uppfattning vill vi att våra kunder, potentiella kunder eller annan intressent ska få av oss? Det valet bör sedan genomsyra beslut som rör alla typer av interaktionspunkter med dessa intressenter.
Vikten av att digitalisera processer
För många företag kvarstår användningen av pappersdokument som en gammaldags relikt i en alltmer digitaliserad värld. Det innebär inte bara en miljöpåverkan utan också ökade risker för säkerhetsbrott och ineffektivitet. Att digitalisera dessa processer erbjuder en rad fördelar, som snabbare hanteringstider och minskad risk för mänskliga fel. Denna övergång är inte bara en teknisk förändring, utan en transformation som kan förbättra hela kundupplevelsen.
I vilka processer kan digitala formulär göra skillnad?
Det finns oändligt många processer där digitala formulär skulle kunna göra stor skillnad för exempelvis kundupplevelsen, den interna effektiviteten eller konverteringsgraden. Här är några av våra bästa exempel:
1. Onboarding av kund eller medarbetare
Använd Sweet Forms för att skapa anpassningsbara formulär för kund- och medarbetaronboarding. Med förifylld information och validering av innehåll kan nya kunder och medarbetare snabbt och enkelt fylla i nödvändiga uppgifter online. När formuläret är komplett kan Scrive säkra dokumentet med en lagligt bindande e-signatur. Detta inte bara minskar papperanvändningen utan även tiden det tar att integrera nya medlemmar i ditt team eller kundkrets.
2. KYC-processer
För banker och finansiella institutioner är KYC (Know Your Customer) en viktig del av den dagliga verksamheten. Med Sweet Forms kan du skapa detaljerade formulär som samlar in nödvändig information för att uppfylla regelverk och interna policyer. Integrera Scrive för att lägga till en extra säkerhetsnivå med e-signaturer och stark autentisering, vilket säkerställer att alla transaktioner och kundinteraktioner är skyddade och överensstämmer med lagar och förordningar.
3. Digitala avtal / Kontrakthantering
Digitalisera hela din kontraktsprocess med Sweet Forms och Scrive. Skapa anpassade avtalsformulär som kan fyllas i digitalt, vilket minskar behovet av fysiska möten och pappersdokument. När parterna har fyllt i sina uppgifter, kan de enkelt signera avtalet med Scrive. Detta system minimerar risken för fel, accelererar godkännandeprocessen och ökar den övergripande effektiviteten.
4. Riskhantering och compliance
Digitalisera formulär och checklistor som används för riskbedömning och compliance inom olika verksamhetsområden. Genom att använda digitala formulär strömlinjeformar ni processen, och kan ställa krav på vilken information som är tvingande, i vilket formar och styra vem/ vilka som har behörighet att hantera informationen. Scrive garanterar att dokumentationen är säker och att alla rättsliga krav uppfylls genom verifierade digitala signaturer som avslutning.
Hur man använder digitala formulär med Sweet Forms och Scrive
Att införa digitala formulär i din verksamhet kan vara en game-changer för att effektivisera datainsamling, hantering av dokument och säkerställa juridisk överensstämmelse. Här är en steg-för-steg-guide för att implementera och maximera nyttan av digitala formulär med Sweet Forms och Scrive.
Steg 1: Definiera målen med formuläret
Innan du skapar ett formulär, bestäm syftet och målen med det. Är det för att samla in kundinformation, hantera interna godkännanden, eller kanske för att registrera deltagare till ett evenemang? En klar förståelse för målet hjälper dig att designa formuläret mer effektivt.
Steg 2: Skapa formuläret
Använd Sweet Forms för att skapa ditt formulär. Du kan välja layout från färdiga mallar eller skapa egna formulär från grunden. Anpassa formuläret med ditt företags logotyper, typsnitt och färger för att stärka varumärkesidentiteten. Lägg till nödvändiga fält som textfält, kryssrutor, datumväljare och dropdown-menyer för att samla in data på ett strukturerat sätt.
Steg 3: Integrera validering och förifylld information
För att öka effektiviteten och noggrannheten, använd Sweet Forms för att inkludera fältvalidering och förifylld information baserad på användarens tidigare interaktioner eller data från andra system eller externa källor. Detta minskar inmatningsfel och förbättrar användarupplevelsen.
Steg 4: Säkerställ juridisk bindning med Scrive
När formuläret är klart, integrera Scrive för att tillämpa e-signaturer där det behövs. Detta är viktigt för avtal, kontraktsförvaltning, och andra juridiska dokument. Scrive säkerställer att signaturerna är juridiskt bindande och uppfyller internationella standarder för e-signaturer.
Steg 5: Distribuera och dela formuläret
Dela ditt digitala formulär via e-post, inbäddning på din webbplats eller genom direktlänkar i kommunikation till användarna. Sweet Forms och Scrive tillhandahåller flexibla alternativ för delning som gör det enkelt att nå rätt mottagare. Koppla på autentisering om formuläret är personligt och kräver legitimering.
Steg 6: Övervaka och analysera inkommande data
Efter att formuläret är i bruk, använd statistiken från Sweet Forms för att iterera, detta ger insikter som kan användas för att ytterligare förbättra processer och användarupplevelse.
Steg 7: Uppdatera och iterera löpande
Marknadsförhållanden och verksamhetskrav förändras ständigt, så se till att regelbundet uppdatera och justera dina formulär för att hålla dem relevanta och effektiva. Samla in feedback från användare för att förstå hur formulären kan förbättras och vilka nya funktioner som kan vara värdefulla.
Genom att följa dessa steg kan du effektivt implementera och dra nytta av digitala formulär i din organisation, vilket inte bara förbättrar den interna effektiviteten utan också höjer kvaliteten på interaktionerna med kunder och partners.
Saker att tänka på
- Datasekretess och säkerhet: När du hanterar person- och bolagsuppgifter kan du känna dig trygg med att att både Sweet Forms och Scrive uppfyller säkerhetsstandarderna. Med Sweet och Scrive är all data är krypterad och följer GDPR och andra relevanta lagar. Sweet är dessutom informationssäkerhetscertifierade med ISO 27001.
- Användarupplevelse: För att maximera adoptionen, se till att dina formulär är intuitiva och lätta att använda. Anpassa designen så att den speglar ditt varumärke och skapar en enhetlig kundupplevelse och är tillgängligt för alla (se punkten Tillgänglighetsanpassa).
- Integration med andra system: Säkerställ att du integrerar Sweet Forms och Scrive med dina befintliga CRM-system och databaser för att ytterligare automatisera och förenkla processerna. Utan att göra flödet ”hela vägen” riskerar du en massa onödigt manuellt arbete ändå.
- Tillgänglighetsanpassa: För alla organisationer som berörs av det nya tillgänglighetsdirektivet som träder i kraft 2025, krävs att produkter och tjänster görs tillgängliga för alla, framför allt personer med funktionsnedsättning. Det ställer höga krav på utformningen av hur man blir kund, hur man ansöker om olika saker, hur man kommunicerar och vilka alternativ till läsning som finns. Sweet arbetar med att stödja lagkravet för att information i våra digitala formulär ska nå upp till riktlinjerna för WCAG 2.2 nivå AA. De verksamheter och tjänster som berörs av det nya tillgänglighetsdirektivet är:
- Tjänster som tillhandahålls konsumenter och avser elektroniska kommunikationstjänster,
- e-handelstjänster,
- banktjänster,
- e-böcker,
- tjänster som ger åtkomst till audiovisuella medietjänster samt
- vissa passagerartransporttjänster
Vilka är Sweet och Scrive?
Vi är Sweet, ett mjukvarubolag med fokus på att automatisera och digitalisera kundprocesser med våra plattformar Sweet Forms, Sweet Automation och Sweet CRM. Scrive är en av de ledande aktörerna inom digital signering, även kallad e-signering samt inom digitala identifieringslösningar för autentisering. Sweet och Scrive har sedan länge ett tajt samarbete och partnerskap där vi tillsammans erbjuer en komplett lösning med digitala formulär och signering/ autentisering.
Vem gör vad?
Sweet står för själva formulärsdelen, i Sweet Forms kan du som formulärsdesigner snabbt och enkelt bygga upp och designa egna digitala formulär med allt ifrån validering av format/ information/ innehåll, synlighetsregler som gör formuläret dynamiskt baserat på hur du svarar, till möjlighet att bifoga ytterligare information som bilagor eller annat. Självklart har vi språkstöd, möjlighet att hämta och/ eller förifylla redan känd information och plocka ut svaren som statistik. Som om inte det vore nog kan du styla ditt formulär med hjälp av både html och CSS för att matcha ditt grafiska uttryck och behov.
Scrive å andra sidan kopplas på antingen för att legitimera sig innan man får/ kan öppna ett formulär, men också för att signera ett ifyllt formulär så som exempelvis ett digitalt avtal eller en ansökan.
Tillsammans med oss får du en stark lösning med hög grad av säkerhet, användarvänlighet, avancerad teknik och framåtlutad lösning.
Framtiden är digital, håller du med?
I takt med att teknologin utvecklas och samhället rör sig mot alltmer digitaliserade processer, är det avgörande för företag att inte bara hänga med i utvecklingen utan att vara steget före. Genom att implementera digitala lösningar som Sweet Forms och Scrive, kan ditt företag inte bara effektivisera sina arbetsflöden utan också erbjuda en säkrare och mer tillgänglig service. Denna transformation är inte bara en teknisk uppgradering—den är en strategisk förflyttning som kan stärka ditt varumärkes position och bidra till en hållbar framtid.
Ta steget idag
Är du redo att omvandla ditt företags processer och ta klivet in i en digital framtid? Kontakta oss för att lära dig mer om hur Sweet Forms och Scrive kan hjälpa dig att säkerställa en smidig övergång till digital effektivitet. Låt oss tillsammans skapa en lösning som inte bara möter dina nuvarande behov utan också förbereder dig för framtida utmaningar. Digitalisera dina processer—för en smartare, säkrare och mer tillgänglig lösning.
Välj din framtid med Sweet Forms och Scrive – Boka din demo idag!
Är du redan kund och vill läsa mer, besök vår manual där du får all information (du behöver din användarnamn och lösenord för att logga in, har du inget – kontakta support för att få ett!).
