Söderhamns kommun
Söderhamns kommun kopplade sina e-tjänster i Open ePlatform till diariesystemet Ciceron med Sweet Automation. Nu förs ärenden över automatiskt hela vägen från ansökan till diarieföring, utan manuell dubbelregistrering. Kommunen förvaltar integrationen själv, utan att vara beroende av konsulter.
Effekt
E-tjänsternas ärenden registrerades för hand
Söderhamns kommun erbjuder digitala e-tjänster till sina invånare via Open ePlatform. Invånarna kan skicka in ärenden digitalt, men informationen fördes inte automatiskt över till kommunens verksamhetssystem.
Uppgifterna från e-tjänsterna behövde därför hanteras manuellt. Ofta skrevs informationen ut eller registrerades på nytt i rätt system av en handläggare eller registrator.
Den manuella hanteringen gav:
- Dubbelarbete för medarbetarna
- Längre ledtider i ärendehanteringen
- Ökad risk för felregistreringar
- Begränsade möjligheter att skala upp digitala tjänster
Samtidigt saknade kommunen egna resurser för att utveckla och underhålla integrationer. Traditionella integrationsprojekt riskerar dessutom att bli kostsamma och svåra att förvalta när e-tjänster eller verksamhetssystem förändras över tid.
Kommunen behövde därför en integrationslösning som var flexibel, hållbar på lång sikt och enkel att vidareutveckla.
Två färdiga kopplingar mellan Open ePlatform och Ciceron
Tillsammans med Sweet Systems införde Söderhamns kommun två standardkopplingar mellan Open ePlatform och Ciceron, kommunens diariesystem.
Integrationen bygger på Sweet Automation, Sweet Systems egenutvecklade plattform för att koppla samman system, automatisera processer och skapa digitala informationsflöden.
Information från e-tjänsterna förs nu automatiskt över till rätt verksamhetssystem utan manuell registrering. Lösningen möjliggör även tvåvägskommunikation mellan kommunen och medborgaren, vilket ger bättre förutsättningar för återkoppling och uppföljning av ärenden.
I ett användarvänligt dra-och-släpp-gränssnitt kan integrationsflöden byggas, justeras och vidareutvecklas utan utvecklingsinsatser. Det gör det enklare för kommunen att anpassa sina processer när verksamhetens behov förändras.
Resultat
Genom att automatisera informationsflöden mellan e-tjänster och verksamhetssystem har Söderhamns kommun skapat en mer effektiv och hållbar process för ärendehantering.
Information behöver inte längre registreras flera gånger, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Samtidigt får medborgarna en smidigare digital upplevelse genom snabbare handläggning och bättre kommunikation.
Framtid
Söderhamns kommun ser stor potential i att fortsätta automatisera fler processer och integrera fler verksamhetssystem med kommunens e-tjänster.
Målet är att skapa ännu effektivare informationsflöden, minska administrationen och stärka den digitala servicen för invånarna.
Kommunen undersöker även möjligheterna att använda AI-teknologi inom delar av verksamheten, exempelvis inom kundservice och medborgarstöd. På sikt kan AI bidra till snabbare svarstider, bättre service och en mer effektiv användning av kommunens resurser.
Detta har skapat en helt digital process från det att en ansökan skickas in tills den diarieförs i systemet, vilket effektiviserar våra arbetssätt och minskar behovet av manuell hantering
Robin Sehlin
Digitaliseringsstrateg, Söderhamns kommun
Om Söderhamns kommun
Söderhamns kommun är en kustkommun i Hälsingland med cirka 24 500 invånare. Kommunen arbetar aktivt med digitalisering, verksamhetsutveckling och förbättrad service för att skapa enklare, tryggare och mer tillgängliga tjänster för både invånare och medarbetare.
Som många kommuner hanterar Söderhamns kommun ett stort antal ärenden och informationsflöden mellan e-tjänster och verksamhetssystem. För att effektivisera processerna och minska administrationen har kommunen investerat i automatisering och smarta integrationslösningar.
- Bransch: offentlig sektor (kommun)
- Lösning: Sweet Automation
- Resultat: ärenden förs automatiskt från Open ePlatform till Ciceron, utan manuell dubbelregistrering
