Söderhamns Kommun
Söderhamns kommun ville effektivisera hanteringen av inkommande ärenden från sina e-tjänster. Genom att integrera OpenE Platform med diariesystemet Ciceron via Sweet Automation har kommunen minskat det manuella arbetet, kortat ledtiderna och skapat ett mer sammanhållet digitalt informationsflöde.
Effekt
Utmaning
Söderhamns kommun erbjuder digitala e-tjänster till sina invånare via OpenE Platform. Plattformen gör det möjligt för medborgare att skicka in ärenden digitalt, men informationen kunde inte automatiskt överföras till kommunens verksamhetssystem.
Det innebar att uppgifter från e-tjänsterna behövde hanteras manuellt. I många fall behövde informationen skrivas ut eller registreras på nytt i rätt system av en handläggare eller registrator.
Den manuella hanteringen skapade:
- Dubbelarbete för medarbetarna
- Längre ledtider i ärendehanteringen
- Ökad risk för felregistreringar
- Begränsade möjligheter att skala upp digitala tjänster
Samtidigt saknade kommunen egna resurser för att utveckla och underhålla integrationer internt. Traditionella integrationsprojekt riskerar dessutom att bli kostsamma och svåra att förvalta när e-tjänster eller verksamhetssystem förändras över tid.
Kommunen behövde därför en integrationslösning som var både flexibel, långsiktigt hållbar och enkel att vidareutveckla.
Lösning
Tillsammans med Sweet Systems implementerade Söderhamns kommun två standardkopplingar mellan OpenE Platform och Ciceron, kommunens diariesystem.
Genom integrationen kan information från e-tjänster automatiskt överföras till rätt verksamhetssystem utan manuell registrering. Lösningen möjliggör även tvåvägskommunikation mellan kommunen och medborgaren, vilket skapar bättre förutsättningar för återkoppling och uppföljning av ärenden.
Integrationen bygger på Sweet Automation, en plattform för automatisering, systemintegration och digitala informationsflöden.
Med hjälp av ett användarvänligt, likt, drag-and-drop-gränssnitt kan integrationsflöden byggas, justeras och vidareutvecklas utan några som helst utvecklingsinsatser. Det gör det enklare för kommunen att anpassa sina processer när verksamhetens behov förändras.
Resultat
Genom att automatisera informationsflöden mellan e-tjänster och verksamhetssystem har Söderhamns kommun skapat en mer effektiv och hållbar process för ärendehantering.
Information behöver inte längre registreras flera gånger, vilket sparar tid och minskar risken för fel. Samtidigt får medborgarna en smidigare digital upplevelse genom snabbare handläggning och bättre kommunikation.
Framtid
Söderhamns kommun ser stor potential i att fortsätta automatisera fler processer och integrera fler verksamhetssystem med kommunens e-tjänster.
Målet är att skapa ännu effektivare informationsflöden, minska administrationen och stärka den digitala servicen för invånarna.
Kommunen undersöker även möjligheterna att använda AI-teknologi inom delar av verksamheten, exempelvis inom kundservice och medborgarstöd. På sikt kan AI bidra till snabbare svarstider, bättre service och en mer effektiv användning av kommunens resurser.
Detta har skapat en helt digital process från det att en ansökan skickas in tills den diarieförs i systemet, vilket effektiviserar våra arbetssätt och minskar behovet av manuell hantering
Robin Sehlin
Digitaliseringsstrateg, Söderhamns Kommun
Om Söderhamns Kommun
Söderhamns kommun är en kustkommun i Hälsingland med cirka 24 500 invånare. Kommunen arbetar aktivt med digitalisering, verksamhetsutveckling och förbättrad service för att skapa enklare, tryggare och mer tillgängliga tjänster för både invånare och medarbetare.
Som många kommuner hanterar Söderhamns kommun ett stort antal ärenden och informationsflöden mellan e-tjänster och verksamhetssystem. För att effektivisera processerna och minska administrationen har kommunen investerat i automatisering och smarta integrationslösningar.
