Om du letar efter ett sätt att förbättra din organisations hantering av incidenter och ärenden har du säkert stött på frågor som: ”Vilket incidentrapporteringssystem är bäst för oss?” eller ”Hur kan vi automatisera incidenthantering för att spara tid och öka säkerheten?”. Här går vi igenom hur du kan möta dessa behov med lösningar som kombinerar digitala formulär, automatisering och centraliserad dokumentation för en effektivare och säkrare arbetsprocess. För dig som berörs av nya NIS2-direktivet, och ännu inte har ett incidentrapporteringssystem kan vi ha lösningen för dig!
Vad är ett incidentrapporteringssystem?
Ett incidentrapporteringssystem är en lösning som gör det möjligt att samla in, hantera och följa upp incidentrapporter. Systemet hjälper organisationer att snabbt reagera på säkerhetsincidenter, avvikelser eller andra händelser som kräver åtgärder. Ett bra system bör vara:
- Användarvänligt: Enkelt att använda för alla medarbetare.
- Digitalt: För att smidigt kunna kommunicera med relevanta intressenter och myndigheter, bör informationen registreras och hanteras digitalt.
- Flexibelt: Anpassningsbart efter organisationens behov.
- Automatiserat: Effektivisera arbetsflöden för att spara tid och resurser.
- Integrerat: Kunna kopplas till befintliga system för en centraliserad vy över alla ärenden.
Sweet Systems erbjuder ett kraftfullt incidentrapporteringssystem som uppfyller dessa kriterier och är särskilt utformat för att möta behoven i både privata och offentliga verksamheter. Här är några av funktionerna som du bör få med när du väljer ett system för incidentrapportering och ärendehantering.
1. Digital incidentrapportering för en strömlinjeformad process
Första steget i en effektiv incidenthantering är att göra rapporteringen enkel och tillgänglig. Med enkla och tillgängliga digitala formulär kan medarbetare, kunder eller medborgare rapportera incidenter direkt via länk webben eller genom att scanna en fysisk QR-kod, tillgängliga på både dator och mobil. Genom att använda formulär anpassade för era specifika behov kan ni säkerställa att alla relevanta uppgifter samlas in vid rapporteringstillfället. Detta inkluderar exempelvis:
- Incidentens typ och plats
- Tidpunkt och inblandade personer/ företag
- Eventuella skador eller påverkade verksamhetsområden
Genom att standardisera insamlingen av information minskar ni risken för att viktiga detaljer glöms bort och sparar tid vid den initiala hanteringen av ärendet. Det går att göra med den digitala formulärslösningen Sweet Forms, som kombinerar användarvänlighet från utformning, till svar i den digitala incidentrapporten.
2. Automatiserad hantering och arbetsflöden med regler
När en incident har rapporterats är det viktigt att snabbt kunna agera på ett regelbaserat och strukturerat sätt. Där det är möjligt att använda fördefinierade regler och automatisering som följer en definierad process, istället för manuell handläggning, är det smart att göra det. Med en integrerad lösning för automatisering, som Sweet Automation, kan alla incidenter enkelt hanteras på rätt sätt. Med automatiserade arbetsflöden kan ni:
- Tilldela incidentenen till rätt avdelning eller medarbetare, baserat på typ av incident med regelbaserad tilldelning.
- Automatiskt prioritera ärenden efter allvarlighetsgrad med regler och villkor.
- Skapa påminnelser och notifieringar för att säkerställa att inget faller mellan stolarna.
- Kommunicera både med den som rapporterat incidenten, och mellan kollegor givet utvalda förändringar eller indikatorer.
- Skapa automatiska rapporter vid avslutad hantering.
Automatisering sparar tid, minimerar manuella fel och gör det möjligt för organisationen att reagera snabbare och mer strukturerat på händelser.
3. Centraliserad dokumentation och uppföljning som är sökbar
För att kunna följa upp och analysera incidenter på ett effektivt sätt samlas all information med fördel i ett CRM. Att dokumentera incidenten, tillsammans med relevanta kontaktuppgifter, tidsstämplar och status gör det sökbart och lätt att hitta vid behov, eller för analys och lärande. Med en lösning som Sweet CRM får ni:
- En fullständig översikt över alla incidenter och ärenden, inklusive deras status och historik.
- Lagring av relaterad dokumentation, som bilder och rapporter.
- Möjlighet att identifiera mönster och trender för att proaktivt hantera risker.
Med all data samlad i ett centraliserat system blir det enklare att fatta välgrundade beslut och förbättra organisationens säkerhet på lång sikt.
Fördelarna med ett digitalt incidentrapporteringssystem
Att välja rätt system för incidentrapportering kan göra stor skillnad för din organisations effektivitet och säkerhet. Här är några av fördelarna med Sweet Systems lösningar:
- Ökad säkerhet: Snabbare rapportering och automatiserad hantering minskar risker och förbättrar tryggheten.
- Bättre översikt och kontroll: Med centraliserad dokumentation kan ni enkelt följa upp ärenden och säkerställa att alla incidenter hanteras korrekt.
- Tidsbesparing: Automatisering av arbetsflöden eliminerar manuella steg och frigör resurser.
- Användarvänlighet: Med intuitiva digitala formulär kan vem som helst rapportera en incident, vilket säkerställer att inga händelser förbises.
- Datadrivna beslut: Genom att samla in och analysera data i realtid får ni insikter som kan förbättra era processer och förhindra framtida problem.
Exempel på användningsområden
- Spåra och följa upp IT-incidenter: Med Sweet Systems kan ni samla in rapporter om tekniska problem, incidenter kopplade till informationssäkerhet och automatisera processen för felsökning, rapportering och åtgärder.
- Rapportera arbetsplatsolyckor: Medarbetare kan enkelt fylla i formulär för att rapportera olyckor eller tillbud direkt via mobil eller dator. Automatiserade flöden skickar rapporten till rätt person för snabb hantering.
- Hantera kundklagomål: Klagomål som skickas in via digitala formulär hanteras smidigt i ett centraliserat system, vilket säkerställer snabb återkoppling och dokumentation för framtida referens.
Vilket incidentrapporteringssystem är bäst för dig?
När du väljer ett incidentrapporteringssystem är det viktigt att överväga följande frågor:
- Är systemet användarvänligt och tillgängligt för hela organisationen?
- Kan det automatisera arbetsflöden för snabbare hantering?
- Finns möjlighet till integration med era befintliga system?
- Har systemet centraliserad dokumentation och rapportering?
Sweet Systems erbjuder en flexibel och skalbar lösning som kan anpassas efter just era behov, oavsett bransch eller verksamhet.
Ta nästa steg med Sweet Systems
Vill du effektivisera din organisations incidentrapportering och ärendehantering? Sweet Systems ger dig rätt verktyg för att skapa en säker, effektiv och strukturerad process – från rapportering till uppföljning. Kontakta oss idag för att boka en demo och se hur vi kan hjälpa din organisation att förbättra säkerheten och effektiviteten.
